Versie 2.4 — 20 september 2026. Deze verklaring is afgestemd op de huidige website-implementatie, inclusief de centrale Mailchimp-integratie met single opt-in.
1. Wie is verantwoordelijk?
Eindhoven Creative Community (ECC) is een informeel initiatief zonder eigen rechtspersoonlijkheid of KvK-inschrijving. ECC wordt gezamenlijk georganiseerd door Pieter van Engeland, Frank van de Ven en Yamil Baptista. Voor verwerkingen waarvan zij gezamenlijk doel en middelen bepalen, treden zij op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Centraal contactpunt: Pieter van Engeland, Winkelcentrum Woensel 201, Eindhoven. E-mail: hello@eindhovencreativecommunity.nl.
2. Voor wie geldt deze verklaring?
- websitebezoekers;
- mensen die zich gratis aanmelden als communitylid;
- leden met of zonder openbaar profiel;
- mensen die een evenement aandragen of reageren op een eventpoll;
- deelnemers, stemmers en feedbackgevers bij de Eindhoven Photography Challenge;
- nieuwsbriefabonnees;
- personen die herkenbaar voorkomen op ECC-eventbeelden of ingezonden wedstrijdfoto’s.
3. Gratis communitylid worden
Bij een communityaanmelding vragen we naam, e-mailadres en een korte introductie. Je kunt daarnaast interesses, een portfolio-/Instagramlink en afbeeldingen aanleveren. We gebruiken dit om je aanvraag te beoordelen, contact met je te houden en de informele community te beheren. “Lid” is hier een communityterm en geen verenigingslidmaatschap.
Grondslag: uitvoering van de gratis communityovereenkomst en stappen op jouw verzoek voorafgaand aan deelname.
4. Openbaar ledenprofiel is optioneel
Je kunt ECC-lid zijn zonder openbaar profiel. Kies je vrijwillig voor publicatie, dan kunnen na beoordeling de door jou aangeleverde naam, introductie, interesses, foto’s en links openbaar verschijnen. Openbare informatie kan door zoekmachines en derden worden overgenomen.
Grondslag: toestemming. Je kunt deze keuze later intrekken. ECC verbergt of verwijdert het profiel zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen na een geldig verzoek.
5. WhatsApp
Je kunt optioneel aangeven dat je een uitnodigingslink voor de ECC WhatsApp-groep wilt ontvangen. ECC gebruikt je e-mailadres om die link te sturen. We hoeven daarvoor geen telefoonnummer via het ledenformulier te verzamelen. Wanneer je zelf via de link deelneemt, verwerkt WhatsApp/Meta gegevens volgens de eigen voorwaarden.
6. Eventsuggesties en eventpoll
Bij een eventsuggestie verwerken we de gegevens die in het formulier staan, waaronder eventinformatie, naam/e-mailadres van de indiener, een optionele link en de coverfoto. ECC gebruikt dit om de suggestie te beoordelen, intern te delen en eventueel te publiceren.
Bij sommige events kun je vrijwillig je naam en “Ja”, “Nee, maar een andere keer geïnteresseerd” of “Nee” invullen. De website maakt duidelijk dat naam en keuze voor anderen zichtbaar kunnen zijn. Hiervoor wordt Supabase gebruikt. Pollreacties worden volgens ons bewaarbeleid uiterlijk 30 dagen na het evenement verwijderd.
7. Foto’s en video tijdens ECC-activiteiten
ECC-organisatoren en deelnemers kunnen tijdens activiteiten foto’s en video maken. ECC kan eigen sfeerbeelden gebruiken voor verslaglegging en communicatie via de ECC-website, social media, nieuwsbrief en het ECC-archief. Deelname betekent niet automatisch dat je toestemming geeft voor ieder denkbaar beeldgebruik. Bij gerichte portretten, gevoelige situaties en herkenbare minderjarigen betrachten we extra zorgvuldigheid en vragen we waar dat nodig is afzonderlijk toestemming. Heb je bezwaar tegen ECC-beeld waarop je herkenbaar staat, neem dan contact met ons op via hello@eindhovencreativecommunity.nl.
8. Eindhoven Photography Challenge
Voor deelname verwerken we onder meer naam, e-mailadres, optioneel Instagram, fototitel, verhaal, fotolocatie en het ingezonden bestand. We registreren ook de bevestigingen dat de deelnemer 18+ is, dat de foto in Eindhoven is gemaakt, dat de deelnemer over de benodigde rechten beschikt en dat het wedstrijdreglement is geaccepteerd.
Inzendingen worden eerst privé opgeslagen en gemodereerd. Alleen goedgekeurde inzendingen verschijnen in de gallery. Voor de publieke versie wordt het beeld opnieuw gecodeerd, zodat EXIF/GPS-metadata niet wordt meegenomen in de publicatiekopie.
9. Stemmen en feedback
Voor de publieksstemming vragen we je naam en e-mailadres. Je naam wordt bij de stem bewaard; van je e-mailadres bewaren we in de stemtabel alleen een eenrichtingshash om één stemset per adres te beheren. Als je tijdens het stemmen vrijwillig de nieuwsbrief aanvinkt, gebruiken we je e-mailadres en voornaam ook om je via Mailchimp direct voor de nieuwsbrief aan te melden. Challengefeedback kan bestaan uit een score, vrije tekst en optioneel naam/e-mailadres. Browser-user-agent en viewport worden hiervoor niet meer automatisch opgeslagen.
10. Nieuwsbrief en Mailchimp
Nieuwsbriefinschrijving is altijd vrijwillig en staat los van ECC-lidmaatschap, events en wedstrijddeelname. ECC gebruikt één Mailchimp Audience: Eindhoven Creative Community. Afhankelijk van de plek van inschrijving gebruiken we een bron-tag, bijvoorbeeld website-newsletter, join-form of photography-challenge.
Wanneer je je via een duidelijk nieuwsbriefmoment aanmeldt of actief de losse nieuwsbriefcheckbox aanvinkt, sturen we alleen de gegevens die voor de nieuwsbrief nodig zijn naar Mailchimp: minimaal je e-mailadres en, als beschikbaar, je voornaam. ECC gebruikt single opt-in: na jouw expliciete aanmelding wordt het contact direct als subscribed aangemeld en volgt geen aparte bevestigingsmail. Een nieuwsbriefcheckbox staat standaard uit en nieuwsbriefinschrijving is nooit een voorwaarde voor lidmaatschap, deelname of stemmen. We registreren bron, datum en de gebruikte toestemmingstekst zodat ECC de toestemming kan aantonen. Een eerder uitgeschreven contact wordt alleen opnieuw ingeschreven na een nieuwe expliciete aanmelding.
We versturen maandelijks een nieuwsbrief. Open tracking en click tracking staan aan. Daardoor kan Mailchimp meten of een nieuwsbrief is geopend en welke links zijn aangeklikt. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldmogelijkheid.
Grondslag: toestemming. Mailchimp/Intuit kan gegevens buiten de EER verwerken; ECC gebruikt de voor het account geldende contractuele en doorgiftewaarborgen.
11. Google Analytics en cookies
ECC gebruikt Google Analytics 4 uitsluitend voor beperkte websiteanalyse, zoals inzicht in bezochte pagina’s en algemeen gebruik van de website. Advertentieopslag, advertentiepersonalisatie en Google Signals zijn uitgeschakeld en ECC gebruikt geen User-ID voor deze meting. De analyticscookies zijn technisch beperkt tot maximaal 90 dagen en worden niet bij ieder bezoek opnieuw verlengd.
ECC gebruikt deze beperkte analytische inrichting zonder voorafgaande cookietoestemming. Functionele sessiecookies kunnen daarnaast worden gebruikt voor CSRF-beveiliging, formulieren en beheersessies. Deze zijn noodzakelijk voor de beveiligde werking van de website.
12. Externe diensten en ontvangers
Afhankelijk van de functionaliteit kunnen gegevens worden verwerkt door onze hosting-/e-mailprovider, Supabase, Mailchimp/Intuit, Google voor beperkte websiteanalyse, WhatsApp/Meta en sociale platforms waarop ECC zelf publiceert of waarnaar je doorklikt. ECC verkoopt persoonsgegevens niet.
13. Bewaartermijnen
- afgewezen communityaanvragen: maximaal 90 dagen;
- communityadministratie na beëindiging: maximaal 180 dagen; een openbaar profiel wordt uiterlijk binnen 30 dagen verwijderd/verbergd;
- eventsuggesties: tot maximaal 1 jaar na het betreffende event;
- eventpollreacties: maximaal 30 dagen na het event;
- originele challenge-upload: maximaal 90 dagen na definitieve uitslag, tenzij langer nodig voor een concreet geschil;
- challengecontact-/deelnemersgegevens: maximaal 2 jaar na de uitslag;
- namen van stemmers, stemhashes en stemkeuzes: maximaal 90 dagen na de uitslag;
- challengefeedback: maximaal 1 jaar;
- lokale nieuwsbrief-/toestemmingsbewijzen: maximaal 5 jaar, voor zover nodig om toestemming te kunnen aantonen;
- lokale suppression-/afmeldgegevens: maximaal 3 jaar, tenzij langer nodig om een afmelding te respecteren;
- technische beveiligingslogs: in beginsel maximaal 30 dagen.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een concreet geschil, fraudeonderzoek of beveiligingsincident.
14. Beveiliging
ECC gebruikt onder meer HTTPS, CSRF-bescherming, honeypots, server-side validatie, afgeschermde uploads, moderatie, rate limiting waar passend, sterke wachtwoordhashes en een gescheiden server-side secretconfiguratie. API-sleutels horen niet in HTML, JavaScript of publieke bestanden.
15. Je rechten
Afhankelijk van de verwerking kun je recht hebben op informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Toestemming kun je intrekken. Stuur een verzoek naar hello@eindhovencreativecommunity.nl. ECC reageert in beginsel binnen één maand; waar de AVG dat toestaat kan deze termijn worden verlengd.
16. Klacht
Je kunt bij vragen of klachten eerst contact opnemen met ECC. Je behoudt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
17. Minderjarigen
Voor de Eindhoven Photography Challenge geldt een minimumleeftijd van 18 jaar. Bij andere communityactiviteiten kan de situatie verschillen. Bij herkenbare minderjarigen op beeld betrachten we extra zorgvuldigheid.
18. Wijzigingen en contact
ECC kan deze verklaring aanpassen wanneer techniek, activiteiten of wetgeving veranderen. Een wijziging van deze tekst geldt nooit als vervanging voor toestemming wanneer nieuwe toestemming juridisch nodig is.
Eindhoven Creative Community
Pieter van Engeland (centraal contactpunt)
Winkelcentrum Woensel 201, Eindhoven
hello@eindhovencreativecommunity.nl