Binnen Eindhoven Creative Community willen we niet dat alle activiteiten vanuit één vaste organisatie moeten komen. Juist het tegenovergestelde: als jij iets leuk lijkt om met andere makers te doen, moet het laagdrempelig genoeg zijn om het gewoon te proberen. Je hoeft geen professionele eventorganisator te zijn. Je hoeft ook geen groot budget te hebben. Je hebt vooral een duidelijk idee, een paar praktische afspraken en mensen nodig die zin hebben om mee te doen. Bekijk ter inspiratie ook de activiteiten van Eindhoven Creative Community.
1. Begin niet met een event, maar met één goed idee
“We moeten een event organiseren” klinkt meteen groot. Begin liever met de vraag: wat zou ik zelf graag samen met andere creators willen doen?
Dat kan heel simpel zijn: een avond portretten maken met één lamp, samen door Strijp-S wandelen met een camera, een korte film opnemen, elkaars portfolio bespreken, een illustratiechallenge doen of met drie mensen een nieuwe creatieve techniek uitproberen.
Als je in één zin kunt uitleggen wat mensen gaan doen, voor wie het bedoeld is en waarom het leuk is om aan te sluiten, heb je vaak al genoeg om te beginnen.
Een handige mini-check vooraf
- Wat gaan we samen doen? Maak het concreet.
- Voor wie is het? Fotografen, videomakers, illustratoren, iedereen?
- Wat moet iemand meenemen? Camera, laptop, materiaal of alleen zichzelf?
- Hoe lang duurt het? Voor een kleine communityactiviteit is twee à drie uur vaak meer dan genoeg.
- Hoeveel mensen heb je echt nodig? Soms zijn vier deelnemers beter dan veertig.
2. Klein is geen mislukking
We zijn snel geneigd succes te meten in aantallen. Bij een community werkt dat lang niet altijd zo. Als jij een creatieve sessie organiseert en er komen twee andere makers opdagen, kunnen daar nieuwe beelden, nieuwe ideeën, een samenwerking of simpelweg een leuke middag uit ontstaan.
Dat is al waarde. Begin daarom liever met een kleine groep en een goed gesprek dan met een groot evenement waar niemand echt contact maakt.
3. Kies een locatie die past bij wat je wilt doen
Een locatie hoeft niet indrukwekkend te zijn, maar moet wel helpen. Voor een photowalk is een duidelijk startpunt genoeg. Voor een edit-avond heb je stroom, tafels en wifi nodig. Voor een shoot wil je vooraf weten hoeveel ruimte en licht je hebt.
Denk ook aan de simpele dingen: is de plek bereikbaar, kan iemand zijn fiets kwijt, mag je er fotograferen en weet iedereen waar hij moet zijn? Hoe minder praktische ruis, hoe meer ruimte er overblijft om creatief bezig te zijn.
4. Maak één iemand verantwoordelijk voor de basis
Samen organiseren is leuk, maar “we regelen het samen” kan er ook voor zorgen dat niemand precies weet wat er nog moet gebeuren. Spreek daarom af wie het aanspreekpunt is. Dat hoeft niet te betekenen dat die persoon alles doet.
Verdeel een paar kleine taken: iemand regelt de locatie, iemand houdt de aanmeldingen bij en iemand maakt tijdens het event een paar foto’s voor de community. Meer structuur is bij een kleine meetup vaak niet nodig.
5. No-shows bij een gratis event: reken op ongeveer 30%
Een aanmelding is helaas nog geen garantie dat iemand daadwerkelijk komt. Zeker bij gratis activiteiten is de drempel om op het laatste moment toch iets anders te doen laag.
Een analyse van PheedLoop van meer dan 1.070 live events kwam uit op een mediane no-show van ongeveer 28% bij gratis events, tegenover ongeveer 17% bij betaalde events. Bij kleine events van 10 tot 49 deelnemers lag de mediane no-show rond 32%. Voor een klein gratis ECC-event is ongeveer 30% uitval dus een realistische vuistregel, al kan jouw eigen opkomst natuurlijk hoger of lager liggen.
Mijn advies: vraag €5 commitment voor Stichting ALS Nederland
Als een event verder gratis is, adviseer ik om deelnemers te vragen om een kleine donatie van bijvoorbeeld €5 aan Stichting ALS Nederland. Niet omdat €5 de kosten van het event moet dekken, maar omdat iemand dan bewust een handeling doet en zich sterker committeert aan de aanmelding.
De beschikbare eventdata laat duidelijk zien dat gratis events meer no-shows hebben dan betaalde events. Die cijfers bewijzen niet dat precies €5 bij ieder ECC-event hetzelfde effect heeft, maar de richting is logisch: een kleine commitment maakt een inschrijving minder vrijblijvend.
Laat de donatie bij voorkeur rechtstreeks via Stichting ALS Nederland of via een eigen ALS-actiepagina lopen. Dan blijft het ook duidelijk waar het geld terechtkomt.
6. Wanneer communiceer je over je event?
Je hoeft mensen niet wekenlang te spammen. Wel helpt het enorm als een event niet verdwijnt tussen het moment van aanmelden en de dag zelf. Voor een klein ECC-event zou ik deze simpele planning gebruiken:
7. Geef mensen een reden om met elkaar te praten
Zet niet alleen mensen in dezelfde ruimte en hoop dat “netwerken” vanzelf gebeurt. Geef ze iets om samen te doen. Een mini-opdracht, een duo-challenge, elkaars werk beoordelen, één foto van elkaar maken of een korte introductievraag is vaak genoeg.
Juist bij creatieve makers ontstaat contact veel makkelijker als het gesprek niet hoeft te beginnen met “en wat doe jij?”. Laat het creatieve proces de ijsbreker zijn.
8. Op de dag zelf: maak het menselijk
Zorg dat er iemand op tijd aanwezig is, verwelkom nieuwe mensen en leg in vijf minuten uit wat de bedoeling is. Daarna mag het vooral gebeuren. Niet ieder uur hoeft volgepland te zijn.
Bij shoots en fotografie-events is het daarnaast slim om kort afspraken te maken over beeldgebruik: wie mag wat delen, wil iedereen getagd worden en zijn er mensen die liever niet herkenbaar online komen? Vijf minuten duidelijkheid vooraf voorkomt gedoe achteraf.
9. Deel wat er uit het event kwam
Een event stopt niet als iedereen naar huis gaat. Vraag deelnemers om een paar resultaten te delen. Dat hoeft geen uitgebreid verslag te zijn. Drie goede beelden, een korte reel of één gezamenlijke post kan al genoeg zijn om te laten zien wat er binnen de community gebeurt.
Dat helpt niet alleen het event zelf, maar maakt voor andere leden ook zichtbaar dat ze de volgende keer gewoon kunnen aansluiten — of zelf iets kunnen organiseren.
Het hoeft dus niet perfect. Begin gewoon.
Een goed ECC-event hoeft geen podium, sponsor, volle zaal of maanden voorbereiding te hebben. Het kan beginnen met één idee en twee mensen die allebei denken: dit lijkt me leuk om samen te doen.
Als het daarna groeit: mooi. Als het klein blijft maar iedereen gaat met nieuwe inspiratie, beelden of een nieuw contact naar huis, dan was het óók geslaagd.
Alles wat je aandacht geeft, groeit. Dat geldt ook voor een initiatief binnen ECC. Deel je idee, nodig mensen persoonlijk uit en geef een eerste editie de ruimte om klein te beginnen. Een activiteit met twee makers kan precies het begin zijn van iets dat later vanzelf groter wordt.
Heb jij graag advies of hulp nodig bij het organiseren van jouw idee? Mail dan naar hello@creativecommunity.nl of bespreek het tijdens de volgende vrijdagmiddagborrel. Dan kijken we graag samen hoe je het laagdrempelig kunt realiseren.
Bronnen en verder lezen
- PheedLoop Event Data Lab Report #05 — no-showbenchmark op basis van 1.070+ live events; circa 28% mediaan bij gratis events en circa 17% bij betaalde events.
- Eventbrite Help Center — standaard reminder voor fysieke events 48 uur voor aanvang.
- Eventbrite: event reminder emails — adviseert voor fysieke events een reminder ongeveer een week vooraf en nog één à twee dagen vooraf.
- Stichting ALS Nederland — rechtstreeks doneren aan onderzoek en ondersteuning rond ALS.